Cómo ayudar a la redacción a elaborar un periódico rediseñado con un sistema informático desconocido

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POR JESÚS GIL SÁENZ, en colaboración con FRANC DOMENECH*

A veces llega un momento en que un periódico es como un tren: va
sobre raíles. Puede ser un tren de alta velocidad, o uno de carbón y
vía estrecha, pero al final va sobre raíles. Plantear un rediseño
integral y un cambio de sistema editorial permite sacar el tren de la
vía, y convertirlo en un todoterreno. Todos estamos de acuerdo en que
un todoterreno es mejor que un tren, pero... ¿y si los periodistas no
saben conducirlo?

Voy a tratar de explicar cómo ayudamos a cuarenta periodistas de
Diario de León a utilizar un sistema desconocido para ellos, y cómo
fueron capaces de sacar partido al nuevo diseño. Diario de León
vende cada día 18.000 ejemplares con dos ediciones. Es un periódico
local que pertenece a la Corporación Voz de Galicia, editora del
regional La Voz de Galicia (110.000 ejemplares y 14 ediciones).

La experiencia previa en La Voz de Galicia
La Voz ya había acometido un año antes este proceso de rediseño y
cambio de sistema. El diseño fue estrenado de un día para otro, el
25 de julio del 2002. El sistema suponía pasar de unas aplicaciones
en DOS (News Layout y PC News) a otras de Windows y con visión
completa de la página (DMP de SEMA, basado en InDesign e InCopy).
Todos veíamos imposible que trescientos periodistas dispersos en
quince centros de trabajo cambiaran de sistema al mismo tiempo y en
un solo día. Corríamos el peligro de no llegar a los quioscos,
después de 120 años saliendo a la calle todos los días. Así que la
Dirección del periódico y la Dirección de Sistemas planteó una
adaptación gradual.

Los redactores dominan diseño y sistema.
Mantenemos el diseño, para que se centren en aprender el sistema.
Una vez que dominen el sistema, pueden aprender el diseño.
Durante seis meses, entre enero y junio del 2002, fuimos cambiando
poco a poco todas las secciones al sistema nuevo. En cada redacción
local y en cada sección de la central se seguía un plan de 4 semanas:

Formación teórica
Formación práctica
Puesta en marcha
Seguimiento
En ese tiempo, parte del periódico se elaboraba con el sistema nuevo,
y parte con el viejo, pero compartiendo el mismo diseño.

En La Voz fue clave la comunicación interna. Muchos periodistas no
consideraban necesario el cambio, y dudaban de que el nuevo sistema
les fuera a ayudar a hacer su trabajo mejor que el viejo. El
departamento de Comunicación preparó un cuestionario para el
Director de Sistemas con todos los rumores, miedos y dudas de la
Redacción. En la entrevista, publicada en la hoja informativa
interna, respondía con total transparencia que el sistema había sido
elegido por una comisión mixta formada por personas de Sistemas y de
Redacción, que habían recibido cuatro presentaciones de otras tantas
empresas, que habían visitado varios periódicos por toda España,
daba cuenta del presupuesto, de los plazos, de los objetivos,
explicaba por qué se eligió InDesign y no Quark...

Una vez que conseguimos una actitud más colaboradora de todos los
redactores, la siguiente actuación fue crear una base de datos de
ayuda en el Lotus Notes, que es el programa corporativo de
organización y correo electrónico. La empresa que desarrolló el
sistema, SEMA, había elaborado manuales en pdf, pero eran muy largos
y poco comprensibles. Fran Doménech, redactor especializado en nuevas
tecnologías e informática, los tradujo a un lenguaje más asequible
para toda la plantilla.

Los periodistas disponen de otras dos herramientas: el Libro de
Estilo (580 páginas), que define la filosofía y la misión del
periódico, además de unificar los criterios de redacción, y el
Boletín de Estilo, un informe diario que corrige los errores.

El cambio en Diario de León
La renovación de diseño y sistema en Diario de León se planteó de
manera diferente a la Voz. Al ser un periódico con menos plantilla y
localizada prácticamente en un centro de trabajo, podíamos lanzarnos
a cambiar de un día para otro el diseño (adaptado del de La Voz) y
el sistema (diferente, pero basado en InDesign e InCopy también). Se
fijó como Día-D el 1 de junio.

La formación la impartieron en cuatro semanas, desde el 1 de mayo,
personas de Sistemas y de Redacción. La instrucción por parte de
redactores ayudó a enseñar cómo editar las páginas con los
recursos del nuevo diseño, además de aprender los programas
informáticos. La Redacción elaboró un número cero diario la semana
anterior al lanzamiento. Para que éste fuera un éxito fue
fundamental que los periodistas contaran con la base de datos
interna, que incluía ayuda para el diseño y para el sistema. Diario
de León también dispone de su propio Libro y Boletín de Estilo.

Dentro de la base de datos: manuales
El corazón es el Manual de diseño. Es un documento breve (76
páginas, frente a las 283 de Format/WSJ), editado sólo en pdf
(permite actualizaciones rápidas), con formato horizontal (pensado
para leer en pantalla). Fue realizado en dos semanas. Otros manuales
que habíamos consultado se centraban en especificar los detalles
necesarios para traducir un prototipo elaborado en Quark a otro
sistema editorial. La ventaja es que en Diario de León tanto el
diseño inicial como la producción se realizaron en InDesign. Los
maquetadores contaban con una página maestra con los estilos creados
y con bibliotecas de piezas.

   
La parte más extensa del Manual es una guía de edición para los
redactores. Además de especificar qué estilos de texto hay que
aplicar en cada caso (y los atajos de teclado creados para ello),
contiene los elementos del diseño y las normas de uso (cuáles son,
cuándo y dónde emplearlos, cómo editarlos). La parte dedicada a
maquetación contiene las normas generales y los criterios de
separación entre las piezas de una página.

El resto de documentos incluidos en el apartado Manuales desarrollan
y desmenuzan el Manual de Diseño:

Guías visuales: son radiografías de las maquetas. Cada guía explica
algunos principios del Manual sobre páginas terminadas.
Tabla de titulares: resumen de los criterios tipográficos para
titulares.
Tabla de bibliotecas: listado de todas las piezas que se pueden
encontrar en las diferentes bibliotecas.
Dentro de la base de datos: cómo se hace
El apartado “Cómo se hace” contiene una ficha para cada
procedimiento del sistema. Están redactadas con un lenguaje muy
didáctico, estructurado con pasos numerados (6 pasos la más
extensa), y ocupan una pantalla cada una. Explican paso a paso cómo
elaborar una página: cómo se crea, cómo se edita, cómo introducir
fotografías, y cómo se corrige y se cierra.

   

Queda por desarrollar la ayuda para maquetar utilizando la página
maestra y las bibliotecas. Pero en este caso las fichas serán
sustituidas por videos, que son más útiles.

Éxito en el lanzamiento
La acogida por parte de la redacción fue extraordinaria. Su actitud
era absolutamente colaboradora, y la motivación, muy alta. Susana
Vergara, redactora jefe de Área Exterior, dijo que era “la primera
vez en su carrera que trabajaba con un sistema pensado para los
redactores”. Gracias al entendimiento entre Sistemas, Redacción y
los formadores, algunos procedimientos del sistema se mejoraron,
otros se automatizaron, y se añadieron funcionalidades para
simplificar el trabajo.

La filosofía del nuevo diseño fue asimilada rápidamente por la
Redacción: editaban mejor los textos, las maquetas eran más claras y
ordenadas, las fotografías brillaban más. En definitiva, el diseño
les estaba ayudando a elaborar un periódico con más calidad.

De alguna manera, el entusiasmo de la Redacción se trasladó a los
lectores. El día del lanzamiento, a pesar de que el cambio sólo se
anunció con dos breves notas en el propio periódico, creció la
venta un 7%. Y eso que junio es tradicionalmente un mes en el que los
domingos cae la difusión.

La base de datos y el Manual de Diseño han sido también
imprescindibles para formar a los becarios que sustituyen en verano a
los redactores.

El esfuerzo mereció la pena.

La base de datos y sus apartados
Consejos de sentido común para involucrar a la plantilla
Ventajas de InDesign 2 vs QuarkXpress 4


* Jesús Gil Sáenz es Director de arte de La Voz de Galicia. Realizó
los rediseños y Manuales de Diseño de La Voz de Galicia y Diario de
León. Ambos diarios renovaron al mismo tiempo el sistema editorial,
empleando Adobe InDesign.
Fran Domenech desarrolló la base de datos de ayuda online para La Voz
de Galicia y Diario de Leon, y formó a la redacción de León en las
nuevas herramientas.